La numérisation croissante des échanges amène les entreprises à utiliser massivement la signature électronique dans de nombreux cas d’usage : contrats, validations diverses, embauches, etc. Toutes ces opérations stratégiques engagent l’entreprise et nécessitent d’être parfaitement encadrées. N’oublions pas que toutes les signatures électroniques ne se valent pas et que la valeur des signatures pourra être remise en cause si elle n’est pas conforme et adaptée au document signé.
De fortes disparités entre les signatures entrantes et sortantes
Globalement, le sujet de la signature pour les documents sortants semble aujourd’hui gagner en maturité. Ainsi, les émetteurs sont sensibilisés aux différents niveaux de signature : eIDAS, qualifié, avancé… Si ce point est aujourd’hui compris par les professionnels, un autre sujet reste à évoquer, celui de la validité des signatures entrantes. Sur ce point, il reste fort à faire pour sensibiliser les utilisateurs sur les risques liés à l’usage de signatures non conformes.
Prenons un exemple. Les conseillers financiers et gestionnaires doivent recevoir de leurs prospects et clients des documents pour mener à bien leurs opérations. Pour autant, nombre d’entre eux ne vérifient pas la valeur des signatures apposés : les niveaux de signatures sont-ils conformes au regard du type de documents fournis ? Que faire en cas de problème ? Comment connaître la valeur de la signature apposée ? Ces cas de figure sont trop souvent ignorés et peuvent entrainer des risques concrets.
Industrialiser son processus de vérification de signatures
Au regard de ces éléments, il est important de s’appuyer sur une démarche intégrée pour vérifier automatiquement la conformité des signatures électroniques émises et reçues. Il s’agit ici d’un point stratégique qui doit être positionné comme un must have par le top management et les équipes conformité. Il est ainsi possible de vérifier quel type de signature est apposée pour quel cas d’usage et de définir des scénarios d’utilisation en fonction de ses attentes.
Sans effort, le PDF reçu est alors analysé et en cas de non-conformité, n’est pas accepté. Il sera ainsi possible de fiabiliser à 100 % son processus, d’optimiser les opérations de gestion et de nouer des relations de confiance.
Il reste donc encore un long chemin à faire pour sensibiliser les entreprises sur le sujet de la signature électronique. Les organisations qui sauront positionner ce sujet comme stratégique pourront rapidement prendre de l’avance sur la concurrence, jouer la carte de la qualité et tisser des relations durables avec leurs partenaires et clients. Ce point est particulièrement important dans des secteurs stratégiques et réglementés comme les assurances, conseils financiers et organismes bancaires.
Nancy COQUELET
Responsable Avant-vente, Product Manager de eTrust by Cegedim
